LA PLANIMETRÍA DE UN EVENTO

29 May LA PLANIMETRÍA DE UN EVENTO

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Como organizador de eventos, considero de suma importancia la buena utilización y manejo del espacio. La optimización del mismo, es imprescindible para el óptimo desarrollo y funcionamiento de una fiesta. Lo ideal, hacer coexistir armónicamente  todas los proveedores y elementos a disponer en el armado de una celebración.

NO HAY MARGEN PARA EL COLAPSO, se precisa que todo fluya y evitar la sensación de saturación. Mesas, sillas, pista de baile, cabina de Dj, cabina de fotos, barra de bebidas, islas gastronómicas, sector de recepción, sector de ceremonia, son algunos de los tantos ítems que se deben considerar al momento de armar el plano de un evento.

Siempre se ha discutido sobre identificar a quién le corresponde diseñar el plano de una fiesta. Se ha generado un debate entre el DJ, el ambientador y el organizador, generando en ocasiones confusión, desorientando al cliente y sumando estrés. A mi criterio, corresponde al «AMBIENTADOR» y siempre será un trabajo en equipo.

Nuestra experiencia integral como profesionales de los eventos, deberá engranar todas las piezas a disponer, considerando las acotaciones o recomendaciones de cada proveedor, otorgando así la prioridad e importancia a cada rubro en su justa medida de forma objetiva, práctica y profesional en pro del éxito del proyecto.

QUÉ CONSIDERAR PARA ARMAR EL PLANO DE UN EVENTO?

Conocer la locación dónde se realizará la fiesta es fundamental, el formato de servicio gastronómico, seguido de la ambientación, Dj, técnica, y la cantidad de invitados.  Estos datos como punto de partida son indispensables.

CUMPLE DE XV O BODAS 

Podríamos diseñar o implementar un plano similar en ambos tipos de eventos. El armado tradicional de los eventos en la Argentina suele ser: La cabina de dj y/o escenario, enfrentado a la mesa o sector principal. En medio de los mismo se dispone la pista de baile (que por lo general es de forma rectangular). Las mesas de invitados son ubicadas en los laterales de la pista y distribuidas en lo posible en cantidades equilibradas de lado y lado.

Es importan destacar que dicho esquema se ajusta a las características y dimensiones del espacio.

Los invitados y su distribución:

En una boda los invitados, se suelen dividir en dos sectores, uno para cada familia (del novio o novia según corresponda), o suelen separarse, según la cantidad de invitados, la familia de los novios, de los compromisos sociales o de los amigos.

En cambio, en un cumple de XV lo ideal es separar los adultos de los adolescentes (Siempre y cuando el número de invitados adultos y chicos sea similar). Los adolescentes deben ser ubicados en un lugar estratégico para evitar se dispersen y mantenerlos supervisados y contenidos.

Estas mismas reglas pueden utilizarse en otros tipos de eventos sociales como cumpleaños, aniversarios, bautizos, Bat y Bar Mitzvah, etc.

Los servicios, su operación e importancia según el tipo de  fiesta:

En una boda la barra bebidas tiene mayor protagonismo que una fiesta de xv. Podría llega a utilizarse 2 módulos barras o un gran modulo de 360 grados.

En una fiesta de xv, podría haber un sector de golosinas o candy bar.

Técnicamente hablando en una fiesta de XV se suelen emplear recursos audiovisuales para el ingreso de la homenajeada cómo pantallas led con apertura dispuestas sobre un mecanismo de rieles. Estas instalaciones desde el punto de vista técnico tienen una logística especial y ocupan un espacio importante y significativo del salón.

En cuanto a la pista de Baile, existe una regla para definir el tamaño que va sujeta a la cantidad de invitados. El cálculo es: 1 Modulo de pista de 1,20 mts. x 1,20 mts. por cada 5 invitados, multiplicado hasta completar el número total de invitados a la fiesta. Esta formula no es estricta y debe ser evaluada junto al proveedor de técnica o Dj contradado. Por lo general la pista siempre suele ser un poco más pequeña por que no todos los invitados bailan al mismo tiempo y también la estrategia de generar el efecto visual de pista llena, contagia y anima a salir a pista a cualquiera… Este secreto nunca falla!.

Gastronómicamente hablando, hay muchos ítems a evaluar:

• Cantidad de islas de comida en el área de recepción.
• Estaciones de bebida o mesas de apoyo para el servicio.
• Cantidad total de mesas de invitados.
• Espacios óptimos para la distribución de los platos de comida y circulación del personal e invitados.

Hay que tomar en cuenta que en una fiesta formato cena o banquete se preve 1 mozo cada 10 personas. Por ejemplo, en una fiesta de 100 invitados tendremos un total de 10 mozos circulando simultáneamente al momento de servir la mesa, más el maitre y cualquier invitado que lo pueda estar haciendo. Por lo que, el espacio entre mesas y los pasillos de circulación y evacuación por temas de seguridad deben estar milimétricamente estudiados y previstos.

COCKTAIL O FORMATO DISCO

Este formato es muy usado para fiestas de cumpleaños, aniversarios, presentaciones de productos o acciones de marketing.

El servicio de gastronomía influye determinantemente en el diseño de un plano en este tipo de celebraciones, saber si la comida se sirve bandejeada o en islas será esencial. Una ves identificada dicha dinámica, se puede comenzar con el diseño del plano.

En la ambientación de fiestas formato cocktail, se suele sustituir el uso de mesas de banquete (circulares o rectangulares) y sillas, por juegos de living y mesitas o mesones estilo barra altos y/o bajos. Se precisa tener muy buen dominio de la escala e ingenio, para no saturar el espacio y jugar con el dinamismo.

Técnicamente hablando los eventos con estas dinámicas tienes las mismas consideraciones que los de cena formal en bodas y/o fiestas de XV, en cuanto a cabina de dj y pista, no así, con la barra de bebidas que por lo general suelen ser más protagonistas.

SALÓN DE FIESTAS O ESTANCIAS, FINCAS Y PARQUES

Las paredes de un salón son la línea que delimitan los planos de un evento.

Hoy día los escenarios al aire libre para casamientos y eventos son cada vez más elegidos, en especial en las estaciones de verano, primavera y comienzo de otoño. Estas preferencias influye en la dinámica  del diseño del plano de un evento.

En una finca, campo o estancia hay menos limitaciones con respecto al espacio. Sin embargo, es importante demarcar o delimitar una línea imaginaria que contenga el área del evento y los elementos a disponer. Por ejemplo; al costado de una casona o palacio con grandes jardines, podría ser el lugar ideal para instalar una carpa como sector principal que contenga las mesas, living, barra de bebidas y pista de baile. A un par de metros se puede habilitar otro espacio para la recepción o ceremonia. En ocasiones los novios se juegan por una pista de baile donde el cielo es el techo. Lo importante es tratar de no desvincular del todo los sectores, para evitar que los invitados pierdan la orientación o tengan que caminar grandes distancias para llegar de un lugar a otro.

En un salón o recinto cerrado las determinantes son diferentes y se plantean en función de optimizar el espacio para la convivencia de los invitados y el manejo del servicio.

En ambas alternativas debemos procurar que: «Nunca parezca tan grande como vacío o tan chico como abarrotado».

EVENTOS CORPORATIVOS

En el caso de eventos corporativos, el diseño del plano dependerá de la dinámica del mismo, si se celebra, una cena de gala, un seminario, una entrega de premios, un cocktail, o un mix de algunos. Es importan considerar que los eventos corporativos en su mayoría suelen ser multitudinarios, por lo que es muy importante tomar en cuenta planes de seguridad, emergencia y evacuación que deben estar identificados en el plano como en todos los eventos.

Las locaciones para este tipo de eventos, suelen ser salones o espacio con dimensiones a gran escala por lo que se comienzan a tomar en cuenta otras decisiones como campo visual, enlaces desde diferentes puntos del salón, des-concentración de islas o sectores de servicios, etc.

Al igual que en los eventos sociales será necesario evaluar las características del servicio gastronómico y la dinámica de todos los proveedores participantes.

ESPACIOS DINÁMICOS

Con la evolución del mundo de los eventos y la ambientación, la configuración de los planos también han ido cambiando. Hoy, el concepto de generar espacios dinámicos se posiciona con fuerza. Esto va unido al romper formatos tradicionales y atreverse a experimentar con las formas y la distribución, alternando elementos, incorporando otros y produciendo puestas de gran impacto.

Ejemplo de esto:

• La utilización de la combinación de mesas rectangulares o cuadradas con mesas circulares.
• La instalación de mesas largas rectangulares multitudinarias o mesas imperiales.
• Juegos de living en forma continuada.
• Sectorización de espacios con combinación de livings y mesas de banquete propios de servicios mixtos adaptados.

Existen infinitas posibilidades y dependerán por lo general de la creatividad del ambientador en conjunto con el organizador del evento y la buena sinergia con el resto de los proveedores seleccionados.

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